Mail4Team
..a cosa serve?
Mail4Team è uno strumento che permette di ottimizzare il tempo dedicato alla gestione delle email ed i “flussi interni” a loro collegati. Funzionalità come l’assegnazione, la condivisione in tempo reale con un altro collega, la chat contestuale e la possibilità di associare una email ad una pratica sono alcuni degli strumenti messi a disposizione all’utente per l’ottimizzazione del lavoro.
Mail4Team è quindi uno strumento adatto a qualsiasi realtà aziendale (con almeno 2 utenti per la parte collaborativa).
La versione standard include
- Gestione
- Assegnazione
- Condivisione
- Chat contestuale
- Tasklist
- Note
La versione advanced include oltre alla standard
- Gestione pratiche/progetti con stati di avanzamento
- Gestione attività/interazioni con possibilità di invio rapportino di lavoro
- Calendario interno + sincronizzazione Google Calendar
Assegnazione incarico
La possibilità di assegnare una email in ingresso permette di ottimizzare al massimo il lavoro proprio e del team; l’assegnazione può essere personale o verso altri colleghi. Lo scopo è poi quello di arrivare al concetto della “INBOX ZERO” (non avere email non risposte/elaborate a fine giornata).
Condivisione con colleghi
Condividere una email con un collega che non “vede” la casella dove è arrivata una richiesta da soddisfare permette di evitare inoltri tra colleghi (quindi duplicati di allegati, spazio server di posta e banda internet). La condivisione da la possibilità al ricevente di rispondere alla mail con il proprio account di posta mantenendo la sorgente inalterata.
Chat contestuale per scambio informazioni
Su ogni mail, su ogni pratica è possibile creare una chat che permette di scambiare informazioni in tempo reale con i colleghi, così da ridurre al minimo le informazioni “volanti” e tenere tutto tracciato e sempre a disposizione; è altresì possibile creare nuove conversazioni “libere” per discutere di progetti futuri o di qualsiasi altra cosa..
Tasklist
La tasklist è uno strumento veloce di lista di cose da fare dedicata a se stessi oppure condivisa con un team di lavoro. La possibilità di gestire le priorità, una data di scadenza e l’associazione ad una pratica di un cliente permette una gestione organizzata delle informazioni
Rubrica società/contatto
La sezione dedicata alla rubrica è stata divisa in due moduli: società e contatto. Questo permette selettivamente di avere tutte le informazioni relative alla società separate dalla persona (tutti i campi di contatto ed una profilazione relativa); è inoltre possibile caricare e categorizzare documenti (esempio visura camerale, carta identità, etc..). Non di meno importanza la possibilità di vedere tutte le pratiche/attività associate, le email scambiate ed altre informazioni.
Calendario
Il calendario integrato permette di gestire gli appuntamenti personali, una gestione di un luogo eventuale (con verifica di eventuale verifica di locazione già impegnata); calendario gerarchico con permessi di visibilità sugli altri utenti, possibilità di associare un appuntamento ad una pratica oppure ad una email. Altra caratteristica è quella di poter collegare il proprio account Google Calendar (uno per utente) e gestire tutti gli appuntamenti in modo “dinamico”
Safe Mode & anteprima allegati
La modalità sicura prevede di limitare al minimo il rischio di scarico involontario di un virus sulla propria macchina. Questa modalità prevede la possibilità di aprire in un visualizzatore le estensioni più comuni degli allegati senza dover scaricare nulla sulla macchina. Modalità di sicurezza massima prevede l’impossibilità di download di tutti i file con estensione ritenuta potenzialmente pericolosa; a completamento la possibilità di aprire archivio compresso (zip) live per verificare il contenuto prima dello scarico.
Mail Riservata
La modalità riservata è uno step evolutivo nella gestione delle email con contenuti riservati e/o dati sensibili. Il sistema prevede che solo chi scrive l’email e solo chi riceve possa vedere l’effettivo contenuto dopo aver superato dei livelli di sicurezza (nome utente/password). Questo da la possibilità di scrivere ad una email generica (esempio info@azienda.it) in massima sicurezza ed allo stesso tempo, internamente, l’impossibilità ad altri utenti che hanno in gestione la stessa casella di posta di vedere cosa è stato scritto.
Allegati Pesanti
La piattaforma consente di allegare grandi quantità di dati (potenzialmente oltre a 20Gb) con la possibilità di dare una scadenza temporale ed una password. Nel momento dello scarico dell’allegato al mittente verrà notificato con un messaggio popup.
Bot Telegram
Per una massima usabilità il sistema si appoggia su un Bot Telegram che invia un messaggio ad ogni email e/o chat; contestualmente è possibile rispondere al messaggio di chat interagendo direttamente con il bot.
Pratiche/progetti
La catalogazione delle informazioni all’interno di una pratica/progetto (una sorta di raccoglitore “virtuale”) con una eventuale scadenza (visibile sul calendario), un sistema di profilazione e la possibilità di associare email, tasklist, note, eventi di calendario, attività e documenti è un processo che porta ad una semplificazione e tracciatura del lavoro.
Attività/interazioni
Ogni attività (telefonata, email, intervento in sede, etc..) possono essere salvate e poi associate ad una pratica. Questo permette di mandare dei rapportini di lavoro in modo semplice e consente di avere, a colpo d’occhio, lo stato delle ore impiegate per una determinata pratica.